Betriebsfeier steuerlich absetzen: Tipps und Tricks

Für die Pflege von Geschäftsbeziehungen mit Kunden, aber auch für die Bewirtung von Mitarbeitenden entstehen Unternehmen sogenannte Bewirtungskosten. Diese Kosten können steuerlich abgesetzt werden, wenn sie einen geschäftlichen Anlass hatten und der Bewirtungsbeleg ordnungsgemäß ausgefüllt wurde. Mehr dazu in unserem Artikel zum Thema Bewirtungsbeleg.

In diesem Artikel beleuchten wir und unter welchen Voraussetzungen die Kosten für die Bewirtung von Mitarbeitenden steuerlich abgesetzt werden können, insbesondere im Kontext von Betriebsfeiern, aber auch darüber hinaus.

Inhalt

Geschäftliche oder betrieblich veranlasste Bewirtung? Bewirtungskosten bei einer Betriebsfeier

Betriebsfeiern und Team Events wie Weihnachtsfeier richtig absetzen

Fazit

Die Bewirtung von Mitarbeitenden kann verschiedene Ziele verfolgen, darunter die Förderung eines positiven Arbeitsumfelds, die Stärkung des Teamgeists, die Anerkennung von Mitarbeiterleistungen oder die Verbesserung der Mitarbeiterbindung. Unternehmen nutzen diese Praxis oft als Instrument, um das Engagement und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter zu steigern sowie das Betriebsklima zu verbessern.

Geschäftliche oder betrieblich veranlasste Bewirtung?

Es muss zwischen einem geschäftlichen und einem betrieblichen Anlass unterschieden werden. Das ist deshalb wichtig, weil im Fall eines Geschäftsessen nur 70% der Kosten absetzbar sind. Ein geschäftlicher Anlass besteht insbesondere bei der Bewirtung von Personen, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen (R 4.10 EStR), also (potentielle) Kunden oder Geschäftspartner.

Nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst ist ausschließlich die Bewirtung von Arbeitnehmern des bewirtenden Unternehmens (R 4.10 EStR). Eine betrieblich bedingte Bewirtung ist eine Betriebsausgabe, die zu 100% steuerlich absetzbar ist.

Betriebsfeier und andere betriebsbedingte Anlässe

Eine betrieblich bedingte Bewirtung liegt also vor, wenn Mitarbeitende bewirtet werden. Das ist natürlich bei einer Betriebsfeier der Fall. Aber auch andere Anlässe gelten als betrieblich bedingt:

Kaffee und Gebäck bei einer Besprechung
Zuschuss zum Kantinenessen
Betriebsfeier, auch wenn Angehörige von Angestellten eingeladen sind

Bewirtungskosten bei einer Betriebsfeier

Entstehen also Kosten im Rahmen einer Betriebsfeier, z.B. einer Weihnachtsfeier, können sie Betriebsausgaben in voller Höhe steuerlich abgesetzt werden. Allerdings unterliegen sie bestimmten Regeln und Beschränkungen, um Missbrauch zu verhindern.

Sind die Gesamtkosten pro Arbeitnehmer höher als 110 EUR, ist der darüber hinausgehende Betrag lohnsteuerpflichtig. Er gilt dann als zusätzliche Lohnleistung und muss entsprechend abgerechnet werden. Dazu gleich mehr.

Bewirtungskosten als steuerpflichtiger Sachbezug

Grundsätzlich ist die Bewirtung von Mitarbeitenden ein steuerpflichtiger Sachbezug. Ein steuerpflichtiger Sachbezug bezieht sich auf Sachleistungen, die ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer gewährt und die steuerrechtlich als Teil des steuerpflichtigen Einkommens des Arbeitnehmers betrachtet werden. Anders als steuerfreie Sachbezüge unterliegen steuerpflichtige Sachbezüge der Einkommenssteuer und gegebenenfalls anderen steuerlichen Abgaben.

Wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter Mahlzeiten bereit stellt (z.B. Arbeitsessen im Restaurant) und die Bewirtungskosten 50 EUR pro Monat übersteigen, gilt dies als Arbeitslohn, der versteuert werden muss.

Aus Vereinfachungsgründen müssen nicht die tatsächlichen Kosten der Mahlzeit, sondern ein festgesetzter Sachbezugswert versteuert werden. Dieser liegt für ein Mittag- oder Abendessen bei 3,47 EUR. In bestimmten Fällen kann der Arbeitgeber diese Sachbezüge mit 25% pauschal versteuern. Somit entfällt die Versteuerung für den Arbeitnehmer.

Steuerfreier Bewirtungskosten

Steuerfrei ist ein Sachbezug also bis zu 50 EUR pro Person. Dazu gehören beispielsweise Ausgaben für Kaffee, Tee und Gebäck bei betrieblichen Besprechungen. Auch Geburtstagsgeschenke für Mitarbeitende sind bis zu 60 EUR steuerfrei.

Steuerfrei sind außerdem Bewirtungen bis zu 60 EUR pro Person während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes. Die Pizzabestellung während Überstunden muss also nicht versteuert werden. Diese Grenze ist unabhängig von den 50 EUR pro Monat für reguläre Sachbezüge.

Ganz wichtig ist auch hier, dass die Formerfordernisse beim Ausfüllen des Bewirtungsbelegs erfüllt werden. Diese gelten auch für Mitarbeiterbewirtungen.

Mehr dazu in unserem Artikel über den Bewirtungsbeleg.

Betriebsfeiern und Team Events wie Weihnachtsfeier richtig absetzen

Eine weitere Sonderregelung gilt für Betriebsveranstaltungen und Teamevents wie Sommerfeste, Weihnachtsfeiern oder Betriebsjubiläen. Dafür kann ein Unternehmen zweimal jährlich einen Freibetrag von 110 EUR pro Mitarbeitenden ausgeben. Wichtig ist, dass die Veranstaltung für jeden Mitarbeitenden des Betriebes zugänglich ist. Somit ist das Abschlussessen eines Projektteams oder die Weihnachtsfeier einer Abteilung also keine begünstigten Betriebsveranstaltungen, für die diese 110 EUR-Regelung gilt.

Zu den Kosten, die in die Berechnung des Freibetrags von 110 EUR brutto einfließen, gehören:

Speisen, Getränke und Süßigkeiten
Übernachtungs- und Fahrtkosten
Musik, künstlerische Darbietungen und Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen
Geschenke (auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an Arbeitnehmer, die nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten)
Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers
Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z.B. für Räume, Beleuchtung oder Event Manager

Hierbei ist jeweils der Bruttobetrag und nicht der Nettobetrag heranzuziehen.

Dokumentation und Abrechnung der Betriebsfeier

Wichtig! Für eine saubere Dokumentation sollte eine Aufstellung über alle zur Betriebsveranstaltung zählenden Rechnungen und Teilnehmer geführt werden.

Dazu kannst du unsere Excel-Vorlage nutzen*.

Dort solltest du anhand der Veranstaltung alle Teilnehmer auflisten. Fand das Teamevent über mehrere Tage statt und fanden Workshops parallel statt, kannst du dort auflisten, welche Mitarbeitenden an welchen Veranstaltungen teilgenommen haben.

War das Teamevent ein einzelner Abend, dann reicht es, wenn du die Liste mit allen Teilnehmende einreichst (das kannst du auch in der Excel tun).

Außerdem musst du, wie auch bei anderen steuerrechtlichen Vorgängen, alle Rechnungen einreichen.

Fazit

Bewirtungskosten bieten Unternehmen die Möglichkeit, steuerliche Vorteile zu nutzen und gleichzeitig das Betriebsklima zu verbessern. Eine klare Unterscheidung zwischen geschäftlichen und betrieblichen Anlässen sowie eine sorgfältige Dokumentation sind hierbei unerlässlich. Nutze unsere Tipps, um deine Bewirtungskosten optimal abzusetzen und gleichzeitig die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden zu steigern.

*Haftungsausschluss

Diese Excel-Vorlage dient als Hilfestellung und ersetzt keine professionelle Rechts- oder Steuerberatung. Die Angaben in dieser Vorlage sind nach bestem Wissen und Gewissen erstellt, können aber dennoch fehlerhaft oder unvollständig sein.

Der Ersteller dieser Vorlage übernimmt keine Haftung für etwaige Schäden, die durch die Verwendung dieser Vorlage entstehen können. Insbesondere übernimmt der Ersteller keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben in der Vorlage sowie für die korrekte Anwendung der steuerlichen Vorschriften.