Abschlagsrechnung: So meistern Sie die Abrechnung von Teilleistungen!
- Fabian
- 10. Juli 2024
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 25. Feb.
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung, die für eine Teilleistung oder einen Teilbetrag einer größeren Dienstleistung oder Lieferung ausgestellt wird. Sie wird normalerweise in Situationen verwendet, in denen der Gesamtbetrag der Leistung oder Lieferung erst zu einem späteren Zeitpunkt vollständig erbracht wird.
Typischerweise wird eine Abschlagsrechnung ausgestellt, um dem Kunden die Möglichkeit zu geben, einen Teil des vereinbarten Preises im Voraus zu bezahlen oder um Zahlungen während des Fortschritts der Arbeit zu leisten. Diese Art von Rechnung kann in verschiedenen Branchen wie Bauwesen, Handwerk, IT-Dienstleistungen und anderen Dienstleistungssektoren verwendet werden, bei denen langfristige Projekte mit gestaffelten Zahlungen üblich sind.
Inhalt
Der Unterschied zwischen einer Anzahlungsrechnung und der Abschlagsrechnung
Die Anzahlungsrechnung bezieht sich auf das teilweise Begleichen einer vereinbarten Vergütung, noch bevor die im Auftrag definierte Leistung/Lieferung erbracht wurde. Es handelt sich bei der Anzahlungsrechnung also um einen Vorschuss, wohingegen bei der Abschlagsrechnung eine bereits erbrachte Leistung vom Unternehmen abgerechnet wird.
Und was ist eine Teilrechnung?
Zugegeben, bei so vielen verschiedenen Rechnungsarten ist es nicht immer einfach den Überblick zu behalten. Und auf den ersten Blick scheint sich die Teilrechnung nicht von der Abschlagsrechnung zu unterscheiden. Sie sollten die beiden Formen aber nicht verwechseln. Denn der Unterschied besteht in der Genauigkeit der abgerechneten Teilleistungen.
Bei einer Teilrechnung im Bauwesen ist zum Bespiel konkret ersichtlich, wie viele Meter Kabel verlegt wurden und was jeder Meter gekostet hat. Auch die genaue Zahl an Arbeitsstunden kann darin beschrieben werden.
Bei der Abschlagsrechnung hingegen geht es um etwas gröbere Werte. Hier sind die Leistungen nicht so detailliert aufgeschlüsselt, sondern erscheinen auf der Rechnung als prozentuale Abschläge für die jeweiligen Lieferungen und Leistungen.
Pflichtangaben: Abschlagsrechnung richtig schreiben
Die Angaben auf einer Abschlagsrechnung ähneln denen, die Sie auch auf eine gängige Rechnung schreiben müssen. Essenziell ist der Hinweis, dass es sich bei Rechnung um eine Abschlagszahlung handelt.
Es gibt zwei Arten von Abschlagsrechnungen:
Einfache Abschlagszahlung
Die einfache Abschlagszahlung, auch Einzelabschlagsrechnung oder pauschale Abschlagsrechnung genannt, beschreibt die Leistungen von Einzelrechnungen, die für sich allein stehen und einen einzelnen Endbetrag ausweisen. Sie werden daher auch als pauschale Abschläge bezeichnet. Erst in der sogenannten Schlussrechnung werden alle Einzelabschlagsrechnungen verrechnet.
Kumulierte Abschlagsrechnung
Im Gegensatz zu der einfachen Variante bilden kumulierte Abschlagsrechnungen alle Posten bis zur Schlussrechnung ab. Die Rechnung wird also in regelmäßigen Abständen um neue Posten aktualisiert bzw. erweitert. Besonders für umfangreiche Aufträge wie Bauprojekte bietet sich diese Variante an, um allen Beteiligten einen Überblick über den Leistungsstand und den Baufortschritt zu verschaffen.
Wie hoch sollte eine Abschlagsrechnung sein?
Grundsätzlich gibt es keine gesetzlichen Regelungen für die Mindesthöhe von Abschlagsrechnungen. Sie richten sich nach den individuellen Vereinbarungen zwischen Auftragnehmer:in und Auftraggeber:in.
Einen allgemeinen Eintrag zu Abschlagshöhe gibt es in Artikel § 632a BGB, der den Anspruch von Unternehmer:innen in Werk- oder Bauverträgen regelt. Darin steht: „Der Unternehmer kann von dem Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen.”
Wann darf eine Abschlagsrechnung gestellt werden?
Unternehmer:innen, die Abschlagsrechnungen stellen möchten, müssen sich an einige Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehören:
Die erbrachte Teilleistung ist frei von Mängeln, idealerweise dokumentiert über ein (Teil)abnahmeprotokoll.
Die Höhe des Abschlagsbetrags ist geringer als die vereinbarte Gesamtsumme.
Die jeweiligen Leistungen sind in der Abschlagsrechnung beschrieben und verrechnet.
Sind die erbrachten Leistungen nicht vertragsgemäß, kann der oder die Auftaggebende die Zahlung eines angemessenen Teils des Abschlags verweigern. Die Beweislast für die vertragsgemäße Leistung verbleibt bis zur Abnahme beim Unternehmer, heißt es im BGB.
Vermeidbare Fehler in Abschlagsrechnungen
Egal, ob Zahlendreher, vergessene Rechnungsnummer oder der falsche Umsatzsteuersatz: Bei der Rechnungsverwaltung und -stellung gibt es viele Fehlerquellen.
Bei Abschlagsrechnungen im Bauwesen müssen Unternehmen laut der Vergabe- und Verdienstordnung für Bauleistungen (VOB) zusätzlich darauf achten, eine detaillierte Aufstellung der Leistungen anzugeben. Auch die Umsatzsteuer muss bei Abschlagsrechnungen für jeden Posten separat ausgewiesen sein.
Wie sieht eine korrekte Schlussrechnung aus?
Wie der Name bereits andeutet, beschreibt die Schlussrechnung eine finale Gesamtrechnung nach Auftragsabschluss. Die bereits geleisteten Abschlagszahlungen werden darin von der Gesamtsumme abgezogen.
Daraus ergibt sich der noch ausstehende Restbetrag, auf den ebenfalls die Umsatzsteuer erhoben wird.
Die Schlussrechnung muss also folgende Daten enthalten:
Aufschlüsselung von schon erbrachten und beglichenen Teilleistungen
Auflistung der bezahlten Beträge und die jeweilige Umsatzsteuer
Aufstellung aller erbrachten Teilleistungen, dessen Bezahlung noch aussteht
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